Niemand heeft iets aan een vergadering die urenlang duurt, slecht is voorbereid en waarbij de deelnemers verveeld uit het raam staren. Hoe kun je wél succesvol vergaderen?

Hoewel de werkelijke waarde van overleggen, besluiten nemen en vergaderen moeilijk is vast te stellen, wordt het wel hoog gewaardeerd. Economen beweren zelfs dat werk meer wordt gewaardeerd, naarmate het verder van de feitelijke productie afstaat.

Maar aan inefficiënte bijeenkomsten die te lang duren of waarbij de deelnemers ongeïnteresseerd hun notitieblok voltekenen, heeft niemand iets. Goed vergaderen is een vak apart. Hieronder een aantal verbeterpunten voor een goede vergadering op basis van de Skill Sheets van Rob van Tulder, professor aan de Rotterdam School of Management.

Positieve houding
Het is goed voor de effectiviteit van de vergadering om allemaal actief mee te discussiëren. Hierbij kun je een positieve of een negatieve houding aannemen. Als je negatief bent, lever je vooral kritiek. Dit wordt vaak als goede debattechniek gezien, maar eigenlijk ben je vooral bezig de anderen te overstemmen.

Beter is het om positief te zijn. Het betekent dat je wilt meewerken aan een goed eindresultaat van de vergadering en naast kritiek, ook oplossingen geeft.

Luisteren
Vaak zijn individuele teamleden meer bezig om hun zegje te doen dan om te luisteren naar anderen en daar op te reageren. Spreek vooraf duidelijk met elkaar af wat de doelen van de vergadering zijn. Tijdens de vergadering kun je anderen erop aanspreken als ze zaken beginnen te vertellen die niet relevant zijn voor de discussie.

Wijs een voorzitter aan
Zelfs als je maar met twee anderen vergadert, is het goed om een gespreksleider aan te wijzen. Als voorzitter probeer je de agenda binnen de tijd af te werken en je zorgt dat iedereen vooraf alle nodige informatie heeft gekregen.

Betrek iedereen in de discussie
Probeer als voorzitter iedereen zoveel mogelijk in de vergadering te betrekken. Zorg ervoor dat de anderen zich vrij voelen om iets te zeggen. Dit kan lastig zijn, want vaak weten de deelnemers dat ze hun voorstel ook zelf uit moeten voeren.

Achterhaal verborgen agenda's
Het is goed om als voorzitter verborgen agenda’s te achterhalen van de teamleden. Als je weet dat iemand bepaalde uitspraken niet waar kan maken, omdat hij andere belangen heeft, kun je hem daar tijdens de vergadering op aanspreken.

Leg in de eerste vergadering uit wie wie is en wie wie kent. Probeer een slechte dynamiek tijdens de bijeenkomst te voorkomen doordat er groepjes binnen de groep bestaan, de 'old-boys-networks'.

Non-verbale communicatie
Frank van Marwijk van Bodycom Lichaamscommunicatie legt uit dat het belangrijk is om de non-verbale communicatie van de groepsleden in de gaten te houden. Zwijgende deelnemers communiceren soms door mee te knikken of nee te schudden. Haak in op deze reacties en betrek de zwijgers in het gesprek.