Uit onderzoek van Intermediair onder 451 lezers van het weekblad en bezoekers van intermediair.nl blijkt dat pakweg de helft van de respondenten geregeld onkosten niet declareert. Soms gaat het om een paar euro, maar meer dan honderd euro komt ook voor en een enkeling laat zelfs 250 euro liggen. Gemiddeld gaat het jaarlijks om minimaal zestig euro aan reis-, lunch- en andere onkosten die in feite aan de werkgever worden geschonken.

Een bierviltjesberekening op basis van deze cijfers - waarbij wij ervan uitgaan dat de respondenten representatief zijn voor de ruim twee miljoen hoogopgeleiden in loondienst - komt uit op 60 miljoen euro niet-gedeclareerde onkosten per jaar. Ook via de achterkant van een bierviltje: zeker driekwart miljard euro aan onkosten wordt wél teruggevraagd.

Van degenen die niet alles declareren doet 62 procent dat voornamelijk niet omdat het om kleine bedragen gaat. Ook ‘vergeten' (44 procent) en het kwijtraken van de bon (25 procent) komen vaak voor.

Declareren is tijdrovend

Niet alleen het invullen van formulieren - online of op papier - kost tijd, ook het controleren en uitbetalen van al die declaraties is tijdrovend. Daarom krijgen veel werknemers een vaste onkostenvergoeding. ‘Zo'n vaste vergoeding is vooral makkelijk als meerdere personen dezelfde functie uitoefenen, bijvoorbeeld als er veel accountmanagers zijn', zegt Suzanne Jungjohann, directeur human resources bij uitzendbureau Tempo-Team. ‘Als er veel verschillende functies zijn, moet je in het huidige systeem van de Belastingdienst voor iedere functie apart onderbouwen welke kosten er worden gemaakt en welke vaste onkostenvergoeding dus fiscaal gezien terecht is. Dat kost ook tijd, dus dan kunnen de bonnetjes een praktischer oplossing zijn.' Overigens verandert de belastingwetgeving: vanaf 1 januari mogen bedrijven zonder overleg met de fiscus maximaal 1,4 procent van de totale loonsom aan vaste onkostenvergoeding geven. Daardoor wordt het voor een aantal bedrijven waarschijnlijk aantrekkelijker een standaardvergoeding te geven in plaats van te hannessen met bonnetjes en formulieren.

Uiteraard komt het ook wel voor dat er te veel wordt gedeclareerd. Zes procent van de respondenten geeft aan wel eens ten onrechte uitgaven te hebben gedeclareerd, terwijl 28 procent vermoedt dat collega's dat doen. Deze frauderende collega's worden vooral verdacht van het ten onrechte eten op kosten van de werkgever, het declareren van spullen voor privégebruik, carpoolen waarbij meerdere inzittenden reiskosten declareren en het aanpassen van de bedragen op bonnetjes.

Wie fraudeert, loopt een gerede kans om door de mand te vallen, want bijna driekwart van degenen die declaraties moeten goedkeuren, gaat regelmatig of altijd na of de declaratie terecht is; slechts een paar procent doet dat nooit. Maar wie wordt betrapt, hoeft zelden te vrezen voor ontslag: werknemers die worden betrapt op onjuiste declaraties komen er bijna altijd met een waarschuwing vanaf. In een enkel geval wordt een betrapte fraudeur zelfs alsnog uitbetaald.

Opsparen en controleren

Bijna eenderde van de respondenten spaart alle bonnetjes op tot een bepaald bedrag en gaat dan formulieren invullen of anderszins aan de slag. Iets meer dan eenderde vult het formulier in meteen nadat de kosten zijn gemaakt.

Iets meer dan de helft van de respondenten controleert altijd of de gedeclareerde kosten inderdaad worden overgemaakt. Vrouwen (39 procent controleert) zijn beter van vertrouwen dan mannen (56 procent).

Kan de werknemers die zakelijk buiten de deur eten en de kosten dus kunnen declareren, betaalt 46 procent de fooi altijd zelf, terwijl 19 procent de fooi nooit zelf betaalt.

Volgens het Intermediair-onderzoek gaat 87 procent van de declaraties gepaard met bonnetjes. Nu kan 19 procent al via inter- of intranet declareren - al dan niet in combinatie met het inleveren van fysieke bonnetjes - terwijl de helft van de werknemers dat zou willen.

Niet gedeclareerd want:

• Kleine bedragen (62%)
• Vergeten (44%)
• Bonnetje kwijtgeraakt (25%)

(meerdere antwoorden mogelijk)

Het Intermediair-onderzoek is eind oktober uitgevoerd door VNU Media Research onder een panel van 1546 lezers van Intermediair en bezoekers vanwww.intermediair.nl, van wie 451 de gemailde vragenlijst invulden. Van de respondenten werkt eenderde bij de overheid en de rest in het bedrijfsleven.