Functioneringsgesprekken zijn een bron van stress voor zowel u als uw medewerkers. Maar met behulp van onderstaande tips zorgt u dat ze zo relaxed mogelijk en bovendien eerlijk en effectief verlopen.

Leg de procedure vooraf uit
Het beste is om al meteen als u iemand in dienst neemt uit te leggen hoe de functioneringsprocedure verloopt – hoe vaak er functioneringsgesprekken plaatsvinden, wat er daar besproken wordt en wat de werknemer ervan kan en moet verwachten. Zet deze zaken bovendien op papier. Op deze manier is de structuur voor zowel u als uw werknemer duidelijk.

Plan het gesprek samen
Sommige werkgevers roepen hun werknemers onverwacht bij zich voor een functioneringsgesprek. Slechte tactiek! Op die manier zet u uw werknemer voor het blok en heeft die niet de kans zich voor te bereiden, na te denken over zijn prestaties, doelen en vragen. Het is veel beter om samen met de werknemer een tijdstip te prikken. De werknemer kan zich dan terdege voorbereiden en gaat met veel meer zelfvertrouwen het gesprek in. Resultaat: een veel eerlijker, productiever gesprek.

Kaart problemen van tevoren aan
Als u een lading agressieve vragen en klachten op uw werknemer loslaat zodra die binnenkomt, reken dan maar op een verdedigende, niet-onderbouwde reactie. Hoe moeilijk het ook is een werknemer aan te spreken op zijn tekortkomingen, het is veel beter dan hem in de waan te laten dat alles koek en ei is en hem dan tijdens het functioneringsgesprek van alles voor de voeten te gooien. Hoe u iemand van tevoren op een tactische manier waarschuwt? Zeg bijvoorbeeld dat u het tijdens het functioneringsgesprek daar- en daarover wilt hebben en dat u graag wilt dat de werknemer daar vast over nadenkt zodat u samen aan een oplossing kunt werken.

Laat werknemers zichzelf beoordelen
Het kan handig zijn uw werknemers eerst zichzelf te laten beoordelen voorafgaand aan het officiële functioneringsgesprek. Op die manier krijgt u alvast waardevolle inzichten in wat de werknemer denkt en die kunt u vervolgens als leidraad gebruiken tijdens het gesprek.

Draai de rollen om
Beoordeel niet alleen de werknemer, maar laat hem of haar u ook beoordelen. Laat de werknemer bijvoorbeeld een korte vragenlijst invullen over uw functioneren als leidinggevende of geef de werknemer de kans tijdens het functioneringsgesprek ook op- en aanmerkingen over uw kwaliteiten te uiten. Maak er tweerichtingsverkeer van! Stimuleer de werknemer te zeggen wat u kunt verbeteren om hem beter tot zijn recht te laten komen en aan te geven hoe hij zich zou willen ontwikkelen.

Begin positief
Het begin van het gesprek zet de toon voor de rest ervan. Als u meteen begint iemands tekortkomingen op te sommen, plaatst u meteen een muur tussen u beide. Natuurlijk moet u de slechtere kanten van iemand functioneren niet overslaan, maar begin met de dingen die uw werknemer wél goed gedaan heeft. Zodra u dan begint over de mindere aspecten, zal uw werknemer veel meer bereid zijn te luisteren en over een oplossing na te denken.

Stel een plan op
Een functioneringsgesprek is niet alleen bedoeld om iemands functioneren te bespreken, maar doet ook dienst als springplank naar verdere groei en ontwikkeling van de werknemer. Stel bij elk minpunt manieren voor waarop de werknemer die kan verbeteren. Maak de werknemer duidelijk dat u zijn belang voorop stelt en hem graag wilt helpen volledig tot ontplooiing te komen. Motiveer hem eventueel door beloningen (meer salaris, meer verantwoordelijkheden) in het vooruitzicht te stellen bij significante verbeteringen.

Blijf communiceren
Een officieel functioneringsgesprek is een perfecte manier om alle belangrijke zaken even door te nemen met uw werknemers, maar blijf ook de rest van de tijd communiceren met uw werknemers. Stimuleer hen naar u toe te komen als ze opmerkingen, vragen of ideeën hebben en niet te wachten tot dat ene gespreksmoment.