Er zijn veel verschillende voorzitters. Het varieert van een voorzitter van een grote organisatie of een bedrijf die een paar keer per week een vergadering voorzit tot iemand die af en toe een vergadering van een sportclub voorzit. De taakomschrijving en de verantwoordelijkheden zijn natuurlijk anders.

De onderstaande tips zijn algemeen en bruikbaar voor elke voorzitter.

Voor de vergadering
1 – Kijk welke discussieonderwerpen er liggen en verzamel nieuwe punten. Stel de agenda op. Maak een tijdschema en hou daaraan vast.

2 – Behandel eerst de discussiepunten en daarna de kleine (praktische) agendapunten. Iedereen is dan geconcentreerd en helder bij het belangrijkste deel van de vergadering.

Tijdens de vergadering
3 – Benoem het doel van de vergadering, licht de agenda en het tijdschema toe. Licht ook elk agendapunt kort toe en benoem de discussiepunten.

4 – Hou het proces in de gaten. Onderscheid doel/werkwijze, verleden/heden/toekomst en personen en zaken.

5 – Hou vast aan de lijn van het agendapunt en kap lange zinloze discussies af. Noteer interessante zijlijnen voor een andere discussie. Kort tijdrovende punten in of schuif het door.

6 – Probeer de verschillen en overeenkomsten helder te krijgen. Doe een rondje langs alle deelnemers om ideeën helder te krijgen. Vraag om oplossingen en brainstorm indien nodig.

7 – Betrek de deelnemers bij de vergadering. Rem veelpraters af en geef ruimte aan mensen die weinig praten.

8 – Kijk naar non-verbale communicatie. Hoe zit men? Is iedereen er met de aandacht bij? Wordt alles gezegd?

9 – Formuleer de besluiten, vat samen wie wat doet en sluit agendapunten af.

10 – Zorg voor sfeer, luister goed en bevorder besluitvaardigheid en creativiteit.