E-mail is een snel en laagdrempelig communicatiemiddel dat we zakelijk veelvuldig gebruiken. Verkeerd gebruik kan tot miscommunicatie leiden en om dat te voorkomen is het verstandig om een aantal richtlijnen aan te houden.

E-mail is een snel communicatiemiddel
Voor allerlei situaties in onze samenleving bestaan etiquette, beleefdheidsregels, die ons helpen in de omgang met anderen.

Naast de traditionele etiquette voor bijvoorbeeld kennismaking en gedrag aan tafel, bestaan er ook nettiquette: gedragsregels voor communicatie via internet zoals e-mail.

Familiair
Houd de toon professioneel. Het is verleidelijk om in een e-mail familiair te worden. Beter is het om enigszins afstandelijk te blijven. Gebruik daarom net als in een brief een aanhef en ondertekening. Vermeld onder elke e-mail de telefoonnummers en adressen waar u bereikbaar bent.

Wees zuinig met de antwoord allen-optie. Met een enkele druk op de knop kunt u het hele bedrijf mailen, maar vraag uzelf af of iedereen het bericht wel moet lezen.

Haastig spoed is zelden goed. Er zijn heel wat rampzalige voorbeelden van te snel gestuurde en verkeerd geadresseerde e-mails.

Kalmeren
Stuur niet meer dan een herinnering. Als iemand niet op een mail reageert, kunt u een herinnering sturen. Hoort u daarna nog niets, dan heeft u waarschijnlijk te maken met een afwijzing.

Tot slot, beantwoord een e-mail nooit wanneer u geëmotioneerd bent. Beter is het om eerst te kalmeren zodat u helder en zakelijk kunt reageren. Als u zich niet kunt bedwingen, typ dan onmiddellijk een vernietigende reactie zónder die te verzenden.